tick-at-time: Der ideale Begleiter für agile Teams im Bausektor

Wer „agil“ arbeitet, bricht starre Arbeitsstrukturen auf, setzt auf flache Hierarchien und verabschiedet sich von langfristigen Plänen zugunsten von iterativen Prozessen. So könnte man die Arbeitsmethode zusammenfassen, die ursprünglich aus dem Software-Sektor kommt, aber seither einen branchenübergreifenden Siegeszug angetreten hat. Sogar im öffentlichen Dienst experimentieren einige damit, so zum Beispiel das Amt für Technik und Grün in Herrenberg.

Agiles Arbeiten hat aber noch viel mehr Facetten. Die Arbeitsweise rückt das Zusammenwirken von Menschen in den Vordergrund, Organisationsstrukturen verlieren an Bedeutung. Das ist der Zeit geschuldet, in der wir leben: Konstanten, die über Jahre oder Jahrzehnte unverändert bleiben, gibt es kaum. Die äußeren Umstände ändern sich rasant, die Technologie macht in immer engerer Taktung Quantensprünge. Es ist daher wenig sinnvoll, langfristige und starre Pläne aufzustellen. Stattdessen geht es darum, flexibel auf Änderungen im geschäftlichen Umfeld reagieren zu können. Agiles Arbeiten ist eine Folge dieser Einsichten.

An die Stelle langfristiger Pläne rückt das Denken in Sprints, auch Intervalle genannt. Für diese kurzen Abschnitte lohnen sich Detailpläne. Für alles, was darüber hinaus geht, genügt es, ein strategisches Ziel auszugeben. Ein weiteres Wesensmerkmal des agilen Arbeitens besteht darin, dass sich Unternehmen, die die Methode nutzen, voll auf das Produkt oder die Dienstleistung konzentrieren können, die sie entwickeln wollen, und auf die Bedürfnisse ihrer Kunden.

Mitarbeiter bekommen mehr Verantwortung und sind motivierter

Welche Vorteile gibt es noch? Agile Teams sind grundsätzlich produktiver, weil sie fokussierter arbeiten. Fokussierter arbeiten sie deshalb, weil Prozesse iterativ ablaufen, also immer wieder wiederholt werden, bis sie „sitzen“, und erst dann die nächste Aufgabe angegangen wird. Geprägt ist die Arbeit durch abteilungsübergreifende Kommunikation und mehr Transparenz des gesamten Prozesses, was zur Folge hat, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter steigt.

Für höhere Akzeptanz sorgt zudem, dass Mitarbeiter mehr Verantwortung erhalten als in herkömmlichen Organisationsformen. Führungskräfte agieren im Idealfall als Mentoren, die wertorientiert führen, Ziele zwar vorgeben, aber den Mitarbeitenden überlassen, wie sie sie erreichen. Dadurch steigt auch ihre Arbeitsmotivation. Unternehmen, die das agile Arbeiten ernst nehmen, etablieren eine Kultur des Scheiterns, ein Begriff, den man auch als „Fehlerkultur“ kennt. Dabei geht es darum, Fehler nicht nur als etwas Normales im Arbeitsprozess anzunehmen, sondern als nützliche und wichtig, um Erkenntnisse zu gewinnen.

Wie stark ist agiles Arbeiten bereits in der deutschen Unternehmenskultur verankert? Das hängt stark von der Branche ab und davon, wie konsequent Unternehmen den Kulturwandel vorantreiben – denn um nichts weniger als das handelt es sich bei der Umstellung auf agiles Arbeiten. Schließlich werden gewohnte Abläufe und Strukturen über Bord geworfen und neue eingeführt. Während agile Methoden im IT-Sektor seit Jahren fest etabliert sind, machen sie im öffentlichen Dienst gerade erst wackelige Gehversuche.

 

tick-at-time bringt Projektbeteiligte sprichwörtlich an einen Tisch

Auch in der Baubranche gibt es noch viel Luft nach oben. Das Potenzial ist groß. Und kann jederzeit aktiviert werden, denn die passende Software ist bereits auf dem Markt: tick-at-time von PLAN4 ist das perfekte Tool, um alle Beteiligten sprichwörtlich an einen Tisch zu bringen. Denn viele Projekte kranken an mangelhafter Abstimmung. Je mehr Menschen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplizierter wird es. tick-at-time ermöglicht es, Arbeitsprozesse untereinander abzustimmen, klar und transparent. Das macht die Prozesse viel effizienter, steigert die Qualität und reduziert Zeit und Kosten.  

Wesentlich bei tick-at-time ist die „Rückwärtsplanung“: Zunächst werden Meilensteine festgelegt, zum Beispiel die Schlüsselübergabe, dann einzelne Leistungsphasen definiert. Diese Leistungsphasen, auch Sprints genannt, sind übersichtlich in einem Gantt-Chart aufgelistet. Sprints sind zunächst nur leere Container, die mit Inhalten gefüllt werden müssen. Diese werden in sogenannten Tickets definiert, die die Beteiligten zeitlich datieren und den Sprints zuordnen.

Echtzeit-Monitoring hilft, Verzögerungen zu vermeiden

Ein großer Gewinn entsteht nun dadurch, dass alle Beteiligten stets wissen, ob sie noch im Zeitplan liegen oder nicht. Dauert eine Leistungsphase länger als geplant und wird der „kritische Pfad“ verlassen, dann kann das Team gegensteuern. Änderungen sind für alle Beteiligten in Echtzeit einsehbar, Abweichungen vom Zeitplan werden im Gantt-Chart ebenso wie Fortschritte farblich markiert.

Jederzeit bietet sich also die Chance, zu reagieren. So werden Verzögerungen der gesamten Projektdauer unwahrscheinlicher, was Kosten spart. Ein elementarer Vorteil, schließlich explodieren Kosten gerade im Bausektor häufig durch Verzögerungen. Diese Verzögerungen kommen oft zustande, weil ein Beteiligter nicht weiß, was der nächste tut. Mangelnde Abstimmung ist ein verbreitetes Problem. tick-at-time räumt damit auf.  

Die Software-Lösung bietet aber nicht nur eine gute Planungsansicht, sondern auch ein Teamboard, auf dem die täglichen Aufgaben zu sehen sind. Import- und Exportfunktionen lassen es außerdem zu, die Daten externen Projektpartnern zur Verfügung zu stellen. Unter anderem besteht eine Schnittstelle zu Microsoft Projects. Das Tool ist also eine perfekte Mischung aus Zeitplanung und Taskmanagement und der ideale Begleiter für Architekturbüros, Planungsbüros und alle anderen, die an Bauprojekten beteiligt sind.