Fischereihafen setzt bei Ihrer Gebäudenutzungsstrategie auf PLAN4

Herr Schröder, bitte stellen Sie sich kurz vor.

Mein Name ist Olaf Schröder und ich bin Bereichsleiter und Prokurist bei der Fischereihafen-Betriebsgesellschaft mbH (FBG). Als Bereichsleiter für den technischen Betrieb verantworte ich alle baulichen Aufgaben vom Hochbau über Haustechnik bis zu Straßen- und Kanalunterhaltung. Dazu zählen auch die Instandhaltung und Bestandsaufnahme des Gebäudebestands der FBG. Unsere Aufgabe im Team war und ist es, den gesamten Gebäudebestand komplett aufzunehmen und strukturiert zu bewerten. Auf der Suche nach einer passenden Lösung sind wir auf PLAN4 GebäudeCheck aufmerksam geworden. Da uns PLAN4 von Anfang an überzeugt hat, waren wir froh, dass wir den Zuschlag nach Abschluss des Vergabeverfahrens an das Startup aus Freiburg erteilen konnten.

Können Sie uns die Ausgangssituation und die Besonderheiten kurz schildern?

Wir haben einen Gebäudebestand von insgesamt ca. 70 Gebäuden, die der Freien Hansestadt Bremen – also dem Land Bremen – gehören und von uns verwaltet werden. Diese sind teilweise über 100 Jahre alt und so gehören Gebäude aus den 20er Jahren und sogar ein Gebäude aus dem 19. Jahrhundert zu unserem Bestand. Diese Objekte werden nach wie vor zu einem Großteil für die Lebensmittelwirtschaft genutzt und viele davon sind noch aus der Zeit der großen Fischwirtschaft in Bremerhaven. Sie wurden speziell für den Fischumschlag, Fischhandel und die Fischverarbeitung genutzt. Aber auch noch heute gehört der Fischereihafen zu einem der größten Lebensmittelstandorte in Europa. Die Besonderheit dieser Gebäude ist, dass diese häufig in viele kleine Nutzungseinheiten (mehrere Abteilungen) aufgeteilt sind und wir von ungefähr 400 Objekten in 70 Gebäuden sprechen. Die alten Packhallen sind vergleichbar mit einem Reihenhaus.

Große Herausforderungen liegen bei den für die Lebensmittelwirtschaft genutzten Objekten in den hygienischen Anforderungen, die im Vergleich zu früher deutlich gestiegen sind. Ein weiterer Punkt sind die gesetzlichen Anforderungen z. B. an den Brandschutz sowie die energetischen Anforderungen, die sich seit in den letzten 100 Jahren ebenfalls massiv verschärft haben.

Die Fischwirtschaft hat sich von früher zu heute ebenfalls verändert, hier muss geschaut werden ob die Gebäude baulich und bauphysikalisch überhaupt noch zum heutigen Standard passen. Für Teile der wirtschaftshistorisch bedeutenden Gebäude gibt es darüber hinaus Anforderungen des Denkmalschutzes.

Die gesamten heutigen Anforderungen müssen somit bei der Zustandsbewertung sowie Umnutzung der Gebäude berücksichtigt werden.

Wofür verwenden Sie unsere Software GebäudeCheck genau?

Die Software GebäudeCheck wird für die komplette Aufnahme aller Gebäudebestände der FBG genutzt. Mittelfristiges Ziel ist es, aus den erhobenen Daten eine Nutzungsstrategie zu erarbeiten um über die weitere Nutzung eines Objektes zu entscheiden. Gerade bei Leerständen, Objekten in der Umnutzung oder bei auslaufenden Mietverhältnissen ist die Entscheidung über die weitere Nutzung notwendig. Schließlich sind nicht alle Objekte aufgrund ihrer baulichen Gegebenheiten für die geplante Vermietung geeignet. Hier muss die Entscheidung getroffen werden, ob diese Objekte umgenutzt werden können, z. B. als Lager oder Büroräume. Alternativ muss in Einzelfällen sicherlich auch über einen Ersatzneubau nachgedacht werden.

Die Anschaffung von GebäudeCheck bietet uns nicht nur die Bestandsermittlung und eine Übersicht über die Sanierungskosten, sondern ist gleichzeitig ein notwendiges Hilfsmittel zur Strategieableitung.

In der Vergangenheit wurde die Bestandsermittlung oft bedarfsorientiert durchgeführt. Bei einem Mieterwechsel oder Neuvermietung wurden die Zustände von Elektro, Heizung, Decke, Wand, Boden, Fester, Dach und Abdichtung etc. aufgenommen und die Sanierung bzw. Herrichtung des Objekts geplant und in Auftrag gegeben. Dadurch fängt man jedes Mal von Null an und das ist sehr zeitintensiv. Durch den Einsatz von GebäudeCheck können wir jederzeit in den digitalisierten Daten nachschauen, was bei der Begehung festgestellt wurde und in welchem Zustand sich das Objekt derzeit befindet. Diese Daten machen es uns möglich, den Aufwand der Instandhaltung kurzfristig zu berechnen. Natürlich müssen hierbei auch nutzerspezifische Sanierungen, Umbauten und Einbauten berücksichtigt werden. Aber für die allgemeine Grundsanierung kann man sich schnell mit nur einem Knopfdruck einen Überblick verschaffen.

Welches Objekt wurde vom PLAN4-Team als Pilotprojekt aufgenommen? Was waren die Besonderheiten daran?

Bei dem ersten Pilotprojekt wurden zwei Abteilungen der Packhalle XII, eine klassische Bremerhavener Fischpackhalle, von dem PLAN4-Team vor einer Sanierung aufgenommen. Es handelt sich hierbei um zwei leerstehende Abteilungen, die von jeher fischwirtschaftlich genutzt wurden und auch nach Komplettsanierung wieder an einen fischverarbeitenden Betrieb vermietet worden ist.

Darauffolgend wurde die Packhalle XIV als Dienstleistung bei PLAN4 beauftragt. Diese Halle hat 25 Einzelabteilungen mit unterschiedlicher Nutzung. Auch hier werden die meisten Abteilungen fischwirtschaftlich genutzt, z. B. für die Feinkostherstellung, für den Fischhandel oder für die Fischfiletierung.

Besonderheit bei diesem Objekt wie auch den Folgenden war es, dass diese Begehung im laufenden Betrieb stattfanden und wir dabei die hohen hygienischen Anforderungen unserer Mieter insbesondere vor dem Hintergrund der Coronapandemie berücksichtigen mussten. Eine weitere Besonderheit ist die vielfältige Nutzung und die Bandbreite der baulichen Zustände dieser einzelnen Abteilungen. Die Packhalle wurde vollständig aufgenommen, so dass künftig auf dieser Basis die Sanierungsmaßnahmen geplant werden können.

Wie haben Sie vor dem Umstieg auf die Software die Bestandsbewertung durchgeführt?

Vor der Einführung von GebäudeCheck wurde die Bestandsaufnahme nicht systematisch und nicht digital durchgeführt, sondern manuell und bedarfsorientiert je nachdem ob ein Mietwechsel anstand oder ein Mieter ein Wunsch für eine Umbaumaßnahme äußerte. Ebenso bei allgemeinen Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten wurde der Gesamtzustand des Objektes näher betrachtet und Maßnahmen daraus abgeleitet. Es wurde manuell mit Plänen & Notizen gearbeitet, die Ergebnisse anschließend in Excel übertragen, nachfolgend die Fotos aufwendig zugeordnet und abschließend die Kostenschätzungen mit Excel oder einer AVA Software gemacht.

Was hat Sie davon überzeugt, für Ihr Instandhaltungsmanagement auf eine digitale Lösung umzusteigen?

Überzeugt hat uns, dass wir durch den digitalen Einsatz den Vorteil einer strukturierten Abfrage haben und Ergebnisse miteinander vergleichen können.

Wir haben mit GebäudeCheck eine konsistente Datenvorhaltung und jederzeit eine Datenverfügbarkeit. Der schnelle und einfache Datenaustausch ist somit gewährleistet. Die Bestandsaufnahme gestaltet sich durch die vorliegenden vier Zustandskategorien einfach und schnell. Ohne PLAN4 GebäudeCheck hätten wir bei unterschiedlichen Mitarbeitenden verschiedene Herangehensweisen und somit unterschiedliche Ergebnisse, die nur schwer miteinander vergleichbar wären.

PLAN4 GebäudeCheck bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Ergebnisse der Begehungen inklusive der Sanierungskosten über verschiedene Berichtsvorlagen zu exportieren oder via GAEB-Schnittstelle an Ihr AVA-Programm zu übergeben. Wie hat diese Funktion Ihren Workflow verändert?

Diese Funktion wurde bei uns noch nicht durchgeführt da aktuell erstmal alle Gebäude aufgenommen werden. Auch die Berichtsvorlagen werden erst nach kompletter Bestandsaufnahme aktiv genutzt. Ziel ist es, zukünftig eine Zusammenfassung aller Sanierungskosten als Übersicht für unsere tägliche Arbeit, dem Gesellschafter sowie den Aufsichtsrat bereit zu stellen. Gerade hier sehen wir einen großen Benefit in GebäudeCheck. Durch das digital zur Verfügung stehende Dashboard hat man auf einen Blick jederzeit eine Gesamtübersicht über den aktuellen Stand seiner aufgenommenen Objekte.

Wie ist der aktuelle Stand des Projekts?

Ca. 2/3 der Objekte sind aktuell aufgenommen, unser Ziel ist es, bis Ende 2022 die Bestandsaufnahme bis auf ein paar Restobjekte abzuschließen.

Wie viele Ihrer Mitarbeiter arbeiten aktuell mit der Software?

Das erste große Projekt wurde mit dem PLAN4-Team gemacht und danach haben eine Kollegin aus der Fachabteilung Hochbau sowie ein Kollege aus der Haustechnik die weiteren Begehungen neben ihrer eigentlichen Tätigkeit fortgeführt. Außerdem wurde zusätzlich ein freiberuflicher Mitarbeiter für 3 Monate eingestellt. Des Weiteren haben wir im Team eine Bauzeichnerin, die als Vorbereitung die Planeingaben und Grunddaten für die Begehungen in GebäudeCheck eingibt.

Können Sie uns schon etwas über Ihre nächsten Projekte verraten? Was sind die nächsten Schritte?

Dieses Jahr möchten wir die Bestandsaufnahme abschließen und Anfang nächsten Jahres soll die Nutzungsstrategie ausgearbeitet werden. Sobald das neue GebäudeCheck-Update mit dem neuen Berichtsgenerator verfügbar ist, möchten wir eine Übersicht über den baulichen Zustand aller Objekten generieren und damit aktiv arbeiten um bei neuen Mietanfragen sofort auf einen Blick den baulichen Zustand einsehen und Entscheidungen treffen zu können.