Die Stadt Augsburg setzt täglich auf GebäudeCheck

Wie die Stadt Augsburg GebäudeCheck einsetzt, wie es zum Umstieg auf die Software kam, welche Herausforderungen mit der Softwarelösung gemeistert werden und einen Ausblick auf die anstehenden Projekte gibt’s im Interview mit Matthias Rüther nachzulesen.

Matthias Rüther ist beim Hochbauamt der Stadt Augsburg beschäftigt und verantwortlich für die bautechnische Begehung der städtischen Gebäude. Bereits im vergangenen Jahr sind gut 30 Gebäude mit GebäudeCheck bewertet worden.


Herr Rüther, können Sie uns kurz schildern, wofür Sie die Software Gebäudecheck genau verwenden?

Herr Rüther:

Ich verwende GebäudeCheck bei meiner bautechnischen turnusmäßigen Begehung. Von Verwaltungsgebäuden über Turnhallen, Schwimmhallen, Kindertagesstätten bis hin zu Schulen. Das Portfolio ist groß, es sind nahezu 700 Gebäude der Stadt Augsburg.

GebäudeCheck ist eine sehr große Arbeitserleichterung. Bei der Begehung der Gebäude vor Ort nutzen wir die Software über Tablets. Großer Vorteil hierbei ist die Möglichkeit, während der Begehung direkt mit dem Tablet den Zustand abzufotografieren. Innerhalb der Software sind die Fotos sofort dem jeweiligen Raum zugeordnet.
Eine zusätzliche Erleichterung und eine enorme Zeitersparnis haben wir auch bei der Nachbearbeitung. Direkt nach der Begehung liegen alle erfassten Daten übersichtlich sortiert vor. Dank GebäudeCheck ist direkt nach der Begehung klar, in welchem Zustand sich die einzelnen Räume des jeweiligen Gebäudes befinden und wie hoch die Kosten für die Sanierungen sind.


Wie haben Sie vor dem Umstieg auf die Software die Bestandsbewertungen durchgeführt?

Herr Rüther:

Mit ausgedruckten Plänen und Fotoapparat. Die Dokumentation und Nachbereitung waren insgesamt sehr aufwendig. Nachdem bei der Begehung vor Ort Fotos mit Nummer in Pläne eingezeichnet worden sind, hat im Nachgang die Zuordnung stattgefunden. Sind zwischen Begehung und dem Nachfassen mehrere Wochen vergangen, ist es beispielsweise sehr schwierig, genau zu wissen, welchem Raum der Fußbodenschaden am Linoleum zuzuordnen ist.

Nach der Zuordnung folgte die Kostenermittlung. Mithilfe von BKI Daten und der gesammelten Infos bei der Begehung hat man die Kostenschätzung vorgenommen.

Es ist wichtig, die Kosten transparent für die Ämter und Referate aufzubereiten, damit diese nachvollziehbar sind.


Was hat Sie davon überzeugt für Ihr Instandhaltungsmanagement auf eine digitale Lösung umzusteigen?

Herr Rüther:

Die einfache Handhabung.
Vor der Begehung können Pläne und Daten zum jeweiligen Gebäude in GebäudeCheck hinterlegen werden. Pläne und Daten können so jederzeit bei der Begehung ganz einfach innerhalb der Software abgerufen werden.

Zur Gebäudebegehung vor Ort wird nur noch ein Gerät benötigt, und zwar das Tablet. Durch das Tablet ersetzten wir den Fotoapparat. Alles etwas weniger aufwendig als früher.

Ich selbst bin genau seit Mitte März 2020 bei der Stadt Augsburg beschäftigt und nutze die Software seit April 2020. Mittlerweile ist GebäudeCheck mein tägliches Programm und funktioniert einfach einwandfrei.

Ich bin auch wirklich sehr zufrieden mit der Kommunikation zwischen PLAN4 und der Stadt Augsburg. Bei Problemen oder Wünschen geht das Team der PLAN4 sofort darauf ein. Kann etwas nicht sofort umgesetzt werden, wird eine alternative Lösung angeboten. Sehr sehr positiv.


Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Sie bei der Erfassung des Sanierungsstaus Ihrer Liegenschaften?

Herr Rüther:

Die Sanierungskosten transparent den Ämtern und Referaten vorzustellen. Es gilt verschiedene Möglichkeiten aufzuzeigen, beispielsweise wenn das Budget für eine Komplettsanierung nicht ausreicht. Lösungsvorschläge müssen her, die zeigen, welche Sanierungen am dringlichsten gemacht werden sollten, sodass keine weiteren Gebäudeteile oder Bestandteile beschädigt werden.

Die Entscheidung darüber muss vom jeweiligen Referat oder über den Stadtrat getroffen werden. Der Weg im öffentlichen Bereich ist ein etwas längerer Weg als in der freien Wirtschaft. Verschiedenste Instanzen sind in den Entscheidungsprozess miteinbezogen, da ist es einfach besonders wichtig verständlich und nachvollziehbare Möglichkeiten aufzuzeigen.


Wie konnten diese Herausforderungen durch die Verwendung von Gebäudecheck effizienter gestaltet werden?

Herr Rüther:

Transparenz zu schaffen, gelingt uns mit der Software. Die GebäudeCheck-Daten ermöglichen es uns, nachvollziehbare Berichte zu erstellen. Die Berichte, die früher auf Basis von BKI-Daten gemacht wurden, waren bei weitem nicht so genau wie unsere jetzigen Berichte. Über GebäudeCheck ist das viel ausführlicher. Wenn es um Entscheidungen zu anstehenden Sanierungen geht, kann auf der Datenbasis der Software eine fundierte Entscheidung getroffen werden.

Neben der vorhandenen Zeitersparnis und Erleichterung bei der Gebäudebegehung und Bewertung sind wir gerade an der Umstrukturierung des Amts, um noch effizienter zu arbeiten. Früher war ich dem Bauunterhalt zugeordnet. Es war so geregelt, dass wenn bei einem Gebäude mit Unterhalt nichts mehr zu machen ist, eine Übergabe an eine andere Abteilung anstand. Für Gebäudesanierungen war also eine andere Abteilung zuständig. Für Ausschreibungen, Umsetzung der Leistungsphasen und Projekte war wiederum eine andere Abteilung verantwortlich. In Zukunft läuft das anders, wir sind in Fachteams eingeteilt. Beispielsweise kümmert sich ein Fachteam um die Schulen und das nächste um die Sportstätten. Bedeutet, wir haben keine Übergaben an andere Abteilungen. So wollen wir im Team besser und enger zusammenarbeiten, da kommt uns die Software sehr entgegen.


PLAN4 Gebäudecheck bietet Ihnen die Möglichkeit alle Ergebnisse der Begehungen inklusive der Sanierungskosten über verschiedene Berichtsvorlagen zu exportieren oder via GAEB-Schnittstelle an Ihr AVA-Programm zu übergeben. Wie hat diese Funktion Ihren Workflow verändert?

Herr Rüther:

Die Herausgabe von Berichten ist eine wirkliche Besonderheit. Wir bei der Stadt Augsburg haben zwar unsere eigene Berichtsform, aber nutzen die Excel oder GAEB- Schnittstelle um unsere Berichte aufzubauen.

Unsere eigene Berichtsform dient dabei quasi nur als Übersichtsbericht. Dieser Bericht reicht für nicht Baufachleute, die auch in den Gremien sitzen, vollkommen aus. Ihnen genügt beispielsweise die Gesamtsumme der Sanierung für ein Dach. Die Experten wiederum möchten natürlich wissen, wie sich die Kosten des Daches zusammensetzen. Hierfür sind genaue Angaben notwendig, die wir aus der Software bekommen. So hängen wir die genaue Aufschlüsselung der Kosten als Anlage an die Berichte an.


Vielen Dank Herr Rüther, können Sie uns schon etwas über Ihre nächsten  Projekte verraten?

Herr Rüther:

Momentan bin ich bei der Bewertung aller Sporthallen, danach geht es in die Grundschulen. Step by Step durch jede Gebäudeart. So verschaffen wir uns eine Übersicht, wo wir stehen und welcher Sanierungsbedarf ansteht.

Auf die neue, noch kommende Funktion in GebäudeCheck, welche PDF-Daten einliest, freue ich mich jetzt schon sehr. Uns liegen die meisten Gebäudepläne als PDF digital abgezeichnet vor. Bedeutet, wir arbeiten nicht mehr mit alten Architekturplänen auf Lichtpause, sondern haben bereits 70-80% aller Pläne digital. Mit dieser Funktion ersparen wir uns bei der Grunddateneingabe nochmals enorm Zeit und sind noch effizienter.


PLAN4 Gebäudecheck – Um mehr zu erfahren, kontaktieren Sie uns. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Sie und Ihr Instandhaltungsmanagement. Wir freuen uns darauf!

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