tick-at-time im täglichen Gebrauch bei der OBERMEYER Gebäudeplanung GmbH & Co. KG

Janine Tsias ist Abteilungsleiterin für Innenarchitektur Gesundheitsbau + Ausbauplanung bei der OBERMEYER Gebäudeplanung GmbH & Co. KG. OBERMEYER gehört zu den größten, unabhängigen deutschen Planungsgesellschaften. Mit über 1.400 Mitarbeitern weltweit erbringt OBERMEYER Planungsleistungen in den Bereichen Gebäude, Infrastruktur und Technische Ausrüstung. Zusammen mit den wissenschaftlichen Forschungsinstituten sind nahezu alle Fachbereiche des Ingenieurwesens und der Bauplanung abgedeckt. Inzwischen arbeitet die OBERMEYER Gebäudeplanung GmbH & Co. KG schon seit mehr als einem halben Jahr mit der Softwarelösung tick-at-time.

Frau Tsias, können Sie uns kurz schildern wofür Sie die Software tick-at-time genau verwenden?

Frau Tsias:

Ganz klar für die Projektarbeit. Wir haben im Bereich Architektur und Innenarchitektur verschiedenste Projekte mit einer Menge an Aufgaben. Unsere Projekte sind keine „One-Man-Show“, es sind immer mehrere Teammitglieder, die unterschiedlichste Aufgaben innerhalb eines Projektes übernehmen.

Im Bereich Innenarchitektur haben wir mit tick-at-time ganz simpel gestartet. Wir haben alle Aufgaben, die vom Bauherrn kommen, in die Software reingepackt. In tick-at-time können wir so ganz einfach alle Aufgaben anschauen, sehen wie sich jemand die Aufgabe greift und weiterverarbeitet. So vergessen wir keine Aufgaben, sehen alle Aufgaben im Überblick und sind immer auf dem aktuellen Stand.

Zurzeit haben wir ein ganz besonderes Projekt mit einem internationalen Großkonzern. Vor Ort in Brandenburg, wo deren Produktionsstätte gebaut wird, sitzt eine Kollegin von uns. Sie nimmt alle Aufgaben entgegen und überträgt sie in tick-at-time. Neben ihr arbeiten Kollegen aus Wiesbaden und Chemnitz am Projekt. Durch die unterschiedlichen Standorte ist es super wichtig, ein System zu haben auf welches alle Projektbeteiligen zugreifen und miteinander interagieren können. Der Großkonzern will zudem regemäßige Updates über den Projektfortschritt, dafür ist tick-at-time einfach genau das richtige und wirklich fantastisch.

Seit wir vor mehr als einem halben Jahr mit tick-at-time gestartet haben, sind wir im engen Kontakt mit dem Team der PLAN4. Wir sind froh, jederzeit Input geben zu können. So hat PLAN4 einige Themen innerhalb der Software in kürzester Zeit umgesetzt, die unsere Arbeit noch effizienter machen. Wir arbeiten super gerne mit tick-at-time und freuen uns, die Software bald in einer größeren Runde abteilungsübergreifend ausrollen zu können.

Wie haben Sie vor dem Umstieg auf die Software die Projektplanung durchgeführt?

Frau Tsias:

Analog mit Klebezetteln und Magnettafeln.
Vor mehr als einem Jahr gab es erste Überlegungen, wie wir unsere Arbeit besser strukturieren können. Daraufhin hatten wir den „Agil + Lean“ Workshop mit Edgar Haupt. Das agile Projektmanagement mit den Klebezetteln hat gut funktioniert, sodass wir direkt auf diese Arbeitsweise umgestiegen sind. Schon im ersten Projekt waren alle begeistert.

Doch dann kam Corona – viele waren und sind nach wie vor im Homeoffice und nur wenige im Büro. Es war klar, wir brauchen eine digitale Lösung. Wir haben ein Tool gebraucht, mit welchem wir uns organisieren und miteinander kommunizieren können. Egal ob im Homeoffice oder über mehrere Standorte hinweg.

Durch den Workshop mit Herrn Haupt sind wir auf tick-at-time aufmerksam geworden. Parallel dazu haben wir uns weitere Lösungen angeschaut. Wir mussten aber relativ schnell feststellen, dass einige Lösungen zu komplex für uns sind. Wir sind ein sehr heterogenes Feld an Teammitgliedern, daher musste ein System her, welches schnell erklärbar und einfach zu bedienen ist.

So haben wir mit tick-at-time gestartet und sind happy.

Was hat Sie davon überzeugt für Ihre Projektplanung auf eine agile und digitale Lösung umzusteigen?

Frau Tsias:

Grundsätzlich sind Architektur-Projekte sehr komplex und enthalten mehrere Leistungsphasen, die in sich wiederum teilweise sehr komplex sind. Bildlich gesehen kann man eine Leistungsphase als einen großen Berg an Aufgaben verstehen. Diesen Berg gilt es in kleine Häppchen zu schneiden. Wie man nach der agilen Methode sagen würde, in einzelne Sprints einzuteilen, was dann die Bearbeitung viel leichter macht.

Davor hatten wir mit langen To-Do-Listen gearbeitet, bei denen am Ende viel heruntergefallen ist. Grund dafür war zum einen, die immer länger werdenden Listen und zum anderen die unübersichtliche Darstellung. Teils wurde vergessen, die Listen zu aktualisieren und es stellte sich die Frage, was ist gemacht und was nicht.

Wir dachten uns: In der IT funktioniert die agile Arbeitsweise sehr gut, warum also nicht auch bei uns in der Architektur.

Vor welchen besonderen Herausforderungen stehen Sie bei der Durchführung Ihrer Bauprojekte?

Frau Tsias:

Es ist schwer zur rechten Zeit die richtigen Dinge abzuarbeiten.
Wir stehen immer unter Zeit- und Kostendruck. Es gilt Projekte immer wirtschaftlich abzuwickeln.

Wir müssen mit unterschiedlich vielen Projektbeteiligten gerade durch die Projekte kommen, ohne großen Firlefanz.

Daher umso agiler umso besser.

Wie konnten diese Herausforderungen durch die Verwendung von tick-at-time effizienter gestaltet werden?

Frau Tsias:

Wir sortieren einfach gut – alle Aufgaben in den einzelne Leistungsphasen werden in tick-at-time eingepflegt und sortiert.
So haben wir immer die Zeit im Blick. Ein Aspekt, der für uns besonders wichtig ist. Beispielsweise beim bereits genannten Großprojekt stehen wir unter extremen Zeitdruck.

Die Priorisierungsmöglichkeit innerhalb der Software hilft zudem ungemein. Durch die Priorisierung der einzelnen Aufgaben sehen wir direkt, welche Aufgabe Priorität 1 und welche beispielsweise nur Priorität 4 hat.

tick-at-time ist wirklich sehr simpel. Man kann den Überblick einfach nicht verlieren. Jedem ist klar, welche Aufgabe von welchem Projektbeteiligten bis wann erledigt werden muss.

Sie haben am „Agil + Lean“ Workshop mit Herrn Haupt teilgenommen, um Ihr Team mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen und gemeinsam Ihre Planungsprozesse zu definieren. Inwiefern hat das Ihren Workflow verändert?

Frau Tsias:

Wir hatten lange To-Do Listen über One-Note oder Excel-Tabellen, die nicht funktioniert haben. So haben wir extrem viel Zeit verloren.
Eine Aussage von einer Kollegin aus der Konstruktion zu tick-at-time – Endlich sehe ich alles was wir im Team machen sehr transparent. So wird einem selbst bewusst was man macht und warum man es überhaupt macht.

tick-at-time ist auch unglaublich gut fürs Team. Man schaut gemeinsam über die Aufgaben und schätzt zusammen die Zeit. So wird die Akzeptanz im Team viel größer. Wir schaffen so nicht nur Transparenz, sondern nutzen auch Schwarmintelligenz des gesamten Teams.

Ich und meine Kollegen sind total begeistert einerseits von der agilen Arbeitsweise und andererseits von der digitalen Lösung tick-a-time.

Wir arbeiten eindeutig effizienter.

Vielen Dank Frau Tsias, können Sie uns schon etwas über Ihre nächsten Projekte verraten?

Frau Tsias:

Ein ganz besonderes Projekt steht an, ein wirkliches Großprojekt.
Das Besondere daran wird sein, dass das Projektteam über die gesamte Republik verstreut sitzt. Von Wiesbaden über Berlin bis hin nach Chemnitz.

Es wird ein abteilungsübergreifendes Projekt mit etwa 20-30 Personen sein, die tick-at-time nutzen.

Ich hatte letztens mit dem Projektleiter gesprochen, der genau so begeistert von tick-at-time ist. Er schätzt die Möglichkeit mit nur wenigen Klicks das gesamte Team und deren Aufgaben organisieren zu können. Standortübergreifend mit einer solch großen Anzahl an Projektbeteiligten, hätte sich die Projektumsetzung als schwierig dargestellt.
Wir sind wirklich froh tick-at-time im Einsatz zu haben.