Kompakt und digital statt Aktenchaos

Die Gemeinde Sasbach hat sich daher entschieden, das Gebäudemanagement zu digitalisieren und eine moderne Softwarelösung zu testen: GebäudeCheck von PLAN4 Software GmbH. Bürgermeister Nikolas Kopp berichtet, wie die Zusammenarbeit zustande kam, welche Vorteile sich bereits jetzt abzeichnen und welche Erkenntnisse das Pilotprojekt gebracht hat.

Die Idee, eine Softwarelösung für das Gebäudemanagement einzusetzen, entstand, als Bürgermeister Nikolas Kopp im Mai 2023 an einem Netzwerktreffen junger Bürgermeisterinnen und Bürgermeister in Berlin teilnahm. Dort stellte die PLAN4 Software GmbH ihren GebäudeCheck vor, der eine transparente und effiziente Verwaltung kommunaler Liegenschaften ermöglicht. Kopp war sofort interessiert: Als frisch ins Amt gewählter Bürgermeister hatte er sich vorgenommen, die digitale Transformation in der Verwaltung voranzutreiben. 

Nach ersten Gesprächen mit einem Vertreter von PLAN4 folgte ein ausführlicher Vorstellungstermin im Rathaus. Dabei wurden die Funktionen der Software detailliert vorgestellt und erste Überlegungen zur Integration in die Verwaltungsstrukturen der Gemeinde Sasbach angestellt. Schnell war klar, dass ein Pilotprojekt die beste Möglichkeit wäre, um die Software in der Praxis zu testen. 

 

Das Pilotprojekt: Transparenz und Effizienz im Gebäudemanagement  

Für den Testlauf wurde die Ortschaftsverwaltung im Ortsteil Jechtingen als Beispielgebäude ausgewählt. Dieses Gebäude war prädestiniert für eine Bestandsaufnahme, da es bereits in die Jahre gekommen war und ein konkreter Sanierungsbedarf bestand. Mithilfe von GebäudeCheck wurde das gesamte Gebäude erfasst, in einem detaillierten 3D-Modell abgebildet und eine umfassende digitale Dokumentation erstellt. 

Ein zentraler Vorteil der Software zeigte sich schnell: Die digitale Erfassung brachte eine bisher fehlende Transparenz über den tatsächlichen Zustand des Gebäudes. Pläne und Akten mussten nicht mehr mühsam zusammengesucht werden, sondern standen jederzeit digital zur Verfügung. Besonders beeindruckend war für Kopp und den Gemeinderat die Möglichkeit, realistische Kostenschätzungen für Sanierungsmaßnahmen abzurufen.  

 

Ein Augenöffner für die Gemeinde  

Eine der wichtigsten Erkenntnisse des Pilotprojekts war die überraschende Feststellung, dass die Verwaltung keine vollständige Übersicht über ihre eigenen Liegenschaften hatte. Erst durch die digitale Erfassung wurde deutlich, wie viele Gebäude tatsächlich im Besitz der Gemeinde sind und in welchem Zustand sie sich befinden. Diese neue Transparenz ermöglichte eine klare Priorisierung von Sanierungsmaßnahmen und Investitionen. 

Neben der reinen Dokumentation überzeugte auch die Möglichkeit, digitale Rundgänge durch die Gebäude zu machen. Dies erleichtert die Abstimmung im Gemeinderat erheblich, da nicht mehr jeder physisch vor Ort sein muss, um sich ein Bild von einem Gebäude zu machen. Gerade für kleinere Kommunen mit begrenzten personellen Ressourcen ist dies ein enormer Vorteil. 

 

Herausforderungen und Skepsis 

Natürlich gab es auch kritische Stimmen. Die größte Herausforderung war die Finanzierung: Die Einführung der Software erforderte eine Investition von 120.000 Euro, eine Summe, die in Zeiten knapper kommunaler Haushalte wohlüberlegt sein will. Einige Gemeinderatsmitglieder fragten sich zudem, ob es nicht günstigere Alternativen auf dem Markt gäbe. 

Doch eine umfassende Marktrecherche ergab, dass keine andere Software eine vergleichbare Kombination aus Transparenz, intuitiver Bedienbarkeit und präziser Kostenschätzung bot. Zudem wurde die Lösung der PLAN4 Software GmbH vom Gemeindetag Baden-Württemberg empfohlen, was als zusätzliches Qualitätsmerkmal diente. Letztendlich überwogen die Vorteile deutlich, und die Gemeinde entschied sich Anfang 2025 dafür, GebäudeCheck dauerhaft und flächendeckend einzusetzen. 

 

Ein Modell für andere Kommunen?  

Das Pilotprojekt in Sasbach zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung sinnvoll eingesetzt werden kann. Die Verwaltung spart Zeit, gewinnt Transparenz und kann langfristig bessere Entscheidungen über die Nutzung und Instandhaltung ihrer Liegenschaften treffen. Bürgermeister Kopp empfiehlt anderen Kommunen, ein ähnliches Pilotprojekt durchzuführen, um sich selbst von den Vorteilen der digitalen Gebäudeverwaltung zu überzeugen. 

Ein weiterer Tipp: Bereits im Vorfeld sollte eine möglichst genaue Bestandsaufnahme aller kommunalen Liegenschaften erfolgen. „Viele Kommunen wissen gar nicht genau, welche Gebäude sie besitzen und in welchem Zustand diese sind“, so Kopp. Eine solche Grundlagenerhebung erleichtert die Einführung einer digitalen Lösung enorm und hilft, Überraschungen zu vermeiden.  

Die Gemeinde Sasbach hat mit GebäudeCheck von PLAN4 einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung gemacht. Sie zeigt, dass auch kleinere Kommunen von modernen Technologien profitieren können, wenn sie mutig neue Wege gehen.